Elektronische Akte

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Beteiligte an der Zahlfallakte

Beteiligte an der Zahlfallakte

Beteiligte an der Zahlfallakte

Gegenstand des Projektes ist es, die Zahlfallakte in eine elektronische Form zu überführen. Die Zahlfallakte wird zum Zweck des Nachweises über Zahlungen an Angestellte, Beamte und Versorgungsempfänger des Landes Mecklenburg-Vorpommerns im Landesbesoldungsamt geführt. Dabei ist von besonderer Bedeutung, dass die einzelnen Bestandteile der Zahlfallakte den Status unveränderbarer Dokumente besitzen. Sie müssen zu jeder Zeit als rechtssicher und integer gelten, um auch vor einem Gericht Beweiskraft zu besitzen. Die Dokumente, die zu der Akte gehören, entstehen an den verschiedensten Stellen und sollen unterschiedliche Zwecke erfüllen.

In der obigen Abbildung sind Schnittstellen zu den im Wesentlichen beteiligten Stellen dargestellt.

Dokumente, die in die elektronische Zahlfallakte eingehen, entstehen hauptsächlich an vier Stellen:

  • Dienststellen:

    Änderungen für die Bezügeberechnung von Zahlfällen teilen die personalführenden Dienststellen dem Landesbesoldungsamt per Anordnungsformular mit. Diese werden nach Abarbeitung in der Zahlfallakte abgelegt.
  • Abrechungsverfahren BVL/BVY:

    Nach der monatlichen Bezügeberechnung bzw. nach sonstigen Rechnungsläufen im BVL- bzw. BVY-Verfahren werden als Ausgaben Dokumente bzw. Listen erzeugt. Ein Großteil der Dokumente verbleibt im Landesbesoldungsamt in der Ablage.
  • Bezügeempfänger (Landesbedienstete):

    Im Rahmen der Bezügeberechnung kommunizieren auch die Bezügeempfänger mit dem LBesA mittels Anschreiben oder Formularen. Diese gehen ebenfalls in die Zahlfallakte ein.
  • Kassen, Versicherungen, Länder, Kommunen:

    Weiterhin gehen Dokumente von sonstigen externen Beteiligten wie Krankenkassen, Rentenversicherungen, VBL, Kassen, Gerichten, anderen Ländern und Kommunen ein.
  • Landesbesoldungsamt:

    Ein Großteil der Dokumente der Zahlfallakten wird im LBesA selbst erzeugt. Dies können Bescheide oder Mitteilungen sein, die in der Akte abgelegt werden.

Folgende Komponenten sind im ersten Teilprojekt „Elektronische Akte“ umzusetzen:

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Technische Komponenten der Zahlfallakte

Technische Komponenten der Zahlfallakte

Technische Komponenten der Zahlfallakte

  • Dokumentenmanagementsystem/Vorgangsbearbeitungssystem 

    Das Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem (DMS/VBS) bildet die Benutzerschnittstelle zur elektronischen Akte im LBesA. Der Zugriff auf die Akte erfolgt ausschließlich über das DMS. Für das Projekt wird unabhängig vom Landesmaster DOMEA® eine eigene DMS-Lösung erstellt, die die Anforderungen des Landesbesoldungsamtes erfüllt. Allerdings wurden bei der Erstellung Synergien berücksichtigt, die aus der Nutzung schon vorhandener Funktionen des Landesmasters DOMEA® entstehen.
  • Anpassung des Abrechnungsverfahrens BVL

    Die BVL-Ausgaben sollen an die veränderten Arbeitsweisen angepasst und dem LBesA zukünftig elektronisch zur Verfügung gestellt werden.
  • Scanlösung

    Die eingehenden Postdokumente sollen mittels einer Scanlösung in elektronische Dokumente umgewandelt und anschließend der elektronischen Akte zugeführt werden. Alle gescannten Dokumente werden mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Zur Durchführung des ersetzenden Scannens fordert dies §84 Landesbeamtengesetz für alle Dokumente der elektronisch geführten Personalakte. Für die Dokumente der Familienkasse wurde per Erlass des Bundeszentralamtes für Steuern geregelt, dass diese qualifiziert zu signieren sind, sollten sie ersetzend gescannt werden.

    Unabhängig davon werden bis zum Vorliegen einer gesetzlich bindenden Regelung zum ersetzenden Scannen die gescannten Dokumente nicht vernichtet und die Dokumente weiterhin aufbewahrt.
  • Vertrauenswürdige Langzeitspeicherung nach TR-ESOR

    Sämtliche unveränderlichen Dokumente der Zahlfallakte sollen in einem Langzeitspeicher abgelegt werden, um die Gerichtsverwertbarkeit der Daten sicherzustellen.
  • Stammdatenverwaltung

    Um eine mehrfache redundante Stammdatenhaltung in den einzelnen Komponenten zu vermeiden, ist eine zentrale Stammdatenverwaltung vorgesehen.
  • Bestandsaktenscannen (Altdatenübernahme)

    Die Zahlfallakten, die noch in Papierform vorliegen und nicht bereits mikroverfilmt sind, sollen im Rahmen des Bestandsaktenscannens der elektronischen Akte zugeführt werden.
  • Servicebus

    Der Servicebus bildet eine intelligente und einheitliche Schnittstelle zwischen den Komponenten. So soll eine komponentenbasierte Landschaft mit auswechselbaren Komponenten geschaffen werden.

Zeitlicher Horizont der Realisierung

Stand: 26.11.2015

Die Konzeptionierungsarbeiten an Lasten- und Pflichtenheften begannen in 2011. Ein erster Umsetzungsstand der DMS- und Scan-Lösung wurde im Frühjahr 2013 in Betrieb genommen. Damit konnte im LBesA mit dem Scannen der vorhandenen Papierakten (Bestandsakten) begonnen werden.

Seit Sommer 2013 werden die Dokumente nachweislich, vertrauenswürdig, rechtssicher und beweiswerterhaltend in der Langzeitspeicherung (gestaltet nach den Vorgaben der technischen RichtlinieTR 03125 TR-ESOR des BSI) abgelegt.

Im Frühjahr 2014 wurde nach erfolgreicher Schulung aller Mitarbeiter die weiterentwickelte DMS- und Scan-Lösung und damit die elektronische Zahlfallakte offiziell im Landesbesoldungsamt Neustrelitz eingeführt. 

Im Spätsommer 2014 wurde das Bezügeabrechnungsverfahrens BVL/BVY an die elektronische Akte angebunden. Mit diesem Schritt wurde das Teilprojekt "Elektronische Akte" abgeschlossen.